Penyediaan Jurnal Online

1. Garis Besar Prosedur

  1. Pemohon mengajukan surat permohonan penyediaan jurnal online dilengkapi dengan :
    a. Form aplikasi pengajuan hosting dengan subject “Lain-lain” dan diisi dengan “Jurnal”
    b. Form aplikasi pengajuan email non pribadi untuk korespondensi jurnal tersebut
    c. Fotokopi tanda pengenal kepegawaian dari penanggung jawab jurnal
  2. Pemohon mencantumkan nama jurnal dan nama domain yang diinginkan
  3. Pemohon menyerahkan kelengkapan pengajuan melalui Helpdesk PPTI atau via email helpdesk@ub.ac.id
  4. Helpdesk menerima dan memeriksa kelengkapan dokumen pengajuan
  5. Jika belum lengkap, Helpdesk meminta pemohon untuk melengkapi terlebih dahulu, jika sudah lengkap, Helpdesk melanjutkan proses
  6. Helpdesk memasukkan permohonan ke aplikasi Helpdesk atau Redmine (status issue open), assignee adalah Ka. Div. IT Services (penanggung jawab jurnal)
  7. Helpdesk mem-forward dokumen pengajuan ke penanggung jawab jurnal
  8. Penanggung jawab jurnal melakukan instalasi aplikasi (setiap progress dicatat di aplikasi Redmine)
  9. Penanggung jawab jurnal memberikan job order pada Div. Infrastruktur TIK untuk penyediaan domain dan hosting (vhost) di server jurnal UB
  10. Penanggung jawab jurnal melakukan testing aplikasi
  11. Jika testing menyatakan aplikasi siap maka lanjut ke proses berikutnya, jika belum akan dilakukan testing dan perbaikan
  12. Penanggung jawab jurnal membuatkan user untuk akses ke aplikasi Jurnal Online
  13. Penanggung jawab jurnal memberikan dokumen pengajuan ke Div. Adm dan Keu untuk dibuatkan surat balasan kepada pemohon yang berisi data username dan password untuk akses ke aplikasi
  14. Div. Adm dan Keu membuat surat balasan serta mencatat dan menyimpan arsip surat pengajuan dan balasan
  15. Div. Adm dan Keu mengirimkan surat balasan pada pemohon
  16. Div. Adm dan Keu memberitahukan kepada penanggung jawab jurnal bahwa proses administrasi surat telah seleai
  17. Penanggung jawab jurnal menyampaikan ke Helpdesk bahwa proses telah selesai
  18. Helpdesk menghubungi pemohon untuk menyampaikan hasil dan mengubah status issue menjadi close
  19. Proses selesai

 

2. Bagan Alir