Unit Teknologi Informasi dan Komunikasi (TIK) UB selalu berkomitmen untuk memberikan peluang adanya koreksi terhadap proses dan pencegahan produk yang tidak sesuai. Oleh karena itu, tinjauan manajemen TIK disusun dengan mempertimbangkan semua aspek yang terkait langsung dan tidak langsung terhadap efektifitas dan efisiensi sistem manajemen. Hasil dari tinjauan manajemen ini menjadi dasar perlunya perubahan sistem, bahkan perubahan organisasi di TIK UB.
Tinjauan manajemen TIK dilakukan dalam beberapa tahapan. Secara umum, proses tinjauan manajemen TIK adalah sebagai berikut:
- Persiapan tinjauan manajemen. Diawali dengan penyusunan konsep teknis pelaksanaan tinjauan manajemen, terdiri dari jadwal, data yang diperlukan untuk bahan tinjauan manajemen dan pembagian tugas. Selanjutnya, rapat pleno TIK akan memberikan koreksi dan persetujuan terhadap konsep pelaksanaan tinjauan manajemen.
- Pelaksanaan tinjauan manajemen. Pengumpulan data terkait program TIK oleh masing-masing bidang dengan mengacu kepada sasaran mutu TIK. Masing-masing bidang diberi waktu untuk membahas capaian sasaran mutu masing-masing. Hasil pembahasan tersebut disertai dengan uraian hambatan, koreksi dan pencegahan/terobosan baru yang dilakukan dalam pelaksanaan program-programnya. Hasil pembahasan tersebut disampaikan kepada Ketua TIK untuk dilakukan kompilasi dan analisis efektifitas dan efisiensi sistem.
- Pelaporan tinjauan manajemen. Hasil kompilasi dan analisis efektifitas dan efisiensi sistem di TIK dirumuskan dalam suatu laporan tertulis. Konsep laporan tertulis tersebut disampaikan kepada semua personil TIK untuk diperiksa ulang. Selanjutnya, revisi terhadap laporan disampaikan kepada pimpinan Universitas Brawijaya untuk mendapatkan arahan dan kebijakan terkait organisasi TIK.
Ringkasan Hasil Tinjauan Manajemen Februari 2013
- Umpan balik pelanggan melalui E-Complaint UB
Seluruh umpan balik pelanggan melalui E-Complaint UB telah ditindaklanjuti sesuai usulan solusi yang dibahas pada rapat tinjauan manajemen sebelumnya. - Audit internal
Sudah ditambahkan gap analysis pada MP Rekruitmen Pegawai - Telah ditambahkan analisis kebutuhan kesesuaian barang dengan kebutuhan TIK dalam Manual Mutu
- MP tindakan korektif dan pencegahan , prosedur sudah dilengkapi
- Borang sesuai dengan MP terkait telah ditambahkan
- Cross References ditambahkan MP terkait dengan klausul sudah ditambahkan
- Font pada bisnis proses sudah diperbaiki agar lebih jelas
- Sudah ditambahkan peta antara Manual Mutu dan MP terkait
- Pembahasan untuk penambahan SDM
Ada beberapa pegawai yang mengundurkan diri sehingga perlu dilakukan perekrutan pegawai
Perekrutan pegawai baru dapat segera dilaksanakan sesuai dengan MP 00013 05016 dan aturan yang berlaku di universitas
Ringkasan Hasil Tinjauan Manajemen Desember 2013
- Telah dilakukan perbaikan nomenklatur untuk memperjelas struktur organisasi unit TIK.
- Telah dimasukkan gap analysis untuk mengganti istilah mengkaji dan menyetujui.
- Pengoptimalan sosialisasi untuk memperdalam pemahaman akan visi dan misi
- Pelatihan dan sosialisasi kepada pegawai mengenai layanan prima.
- Mengenai tumpukan barang yang akan didistribusikan ke unit, perlu dibahas dengan universitas.
- Untuk pengendalian dokumen internal dan eksternal, diperbaiki menjadi satu alir
- Perlu pembahasan mengenai tarif layanan dan diajukan ke Rektor untuk legalitas.